30 de abril de 2008

Como Introduccion al tema

Debido a la gran globalización la economía está creciendo a pasos agigantados, por tal razón la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el surgimiento de las nuevas necesidades de información para ser utilizada por los diferentes usuarios que se interrelacionan en el ambiente empresarial. La competitividad juega un papel importante en la economía mundial, ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza.Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas clientes, entidades de control, colaboradores, publico en general, entre otros.Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables: suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a conocer información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.


29 de abril de 2008

¿Qué es un Sistema de Información?


Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional partiendo del Hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,procesamiento y salida de información.

Sistema de Información Contable (SIC)




Citado del libro Sistemas de Información Contable Autor Raymond McLeod Jr., Raymond McLeod. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones. Propósito y naturaleza de la información contable. El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica.
Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

28 de abril de 2008

Tareas de Procesamiento de Datos

Recolección de Datos

Cuando la compañía proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si en la acción interviene un elemento del entorno, la acción recibe el nombre de transacción; de ahí el término de procesamiento de transacciones.
El sistema de procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.

Manipulación de Datos
Es necesario manipular los datos para convertirlos en información. Las operaciones de manipulación de datos incluyen:

Clasificación
Ciertos elementos de datos de los registros funcionan como códigos. En el campo de la computación, un código es uno o más caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo, un registro de nomina incluyen códigos que identifican el empleado (número de empleados), el departamento del empleado (numero de departamento) y la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina).

Ordenamiento
Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los códigos y otros elementos de los datos. Por ejemplo, el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estén juntos.

Calculo
Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. En un sistema de nómina, por ejemplo, el salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.
Resumen hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en forma de totales, subtotales, promedios, etcétera.

Almacenamiento Datos
En una compañía pequeña podría haber cientos de transacciones y acciones cada día; en una empresa grande hay miles. Cada transacción se describe con varios elementos de datos. Todos estos datos deben guardarse en algún lado en tanto se necesitan, y esa es la función del almacenamiento de datos. Como se explico en el capítulo 10, los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario, y los archivos pueden integrarse lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayor parte de los datos de la base de datos son datos de contabilidad.

Preparación de Documentos
El AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto de dentro como de fuera de la compañía. Las salidas se originan de dos maneras:
  • Por una acción se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un cliente.
  • Por un plan se produce salidas en una fecha determinada. Un ejemplo es un cheque de nómina que se prepara cada viernes.
  • En la mayor parte de los casos las salidas son documentos impresos, pero cada vez más los usuarios están usando las salidas en pantalla.

27 de abril de 2008

Características del Sistema de Información Contable

Hay varias características del procesamiento de datos que distinguen claramente al AIS de los demás subsistemas del CBIS. El AIS:
  • Realiza tareas necesarias. La compañía no decide si quiere realizar o no procesamientos de datos. La ley obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades. Elementos del entorno como el gobierno, los accionistas y propietarios, y la comunidad financiera, exigen que la compañía realice procesamientos de datos. Pero incluso si el entorno no lo exigiera, la gerencia de la compañía siempre implementaría el AIS para establecer y mantener un control.
  • Sigue procedimientos relativamente estandarizados. Los reglamentos y las prácticas aceptadas dictan las formas de realizar el procesamiento de datos. Las organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la misma manera.
  • Maneja datos detallados. Puesto que los registros de procesamiento de datos describen las actividades de la compañía de manera detallada, crean un rastro de auditoría. Un rastro de auditoría es una cronología de actividades que puede seguirse de principio a fin, y del fin hasta el principio.
  • Tiene un enfoque primordialmente histórico. Los datos recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedió en el pasado. Este siempre es el caso cuando se usa procesamientos por lotes.
  • Proporciona poca información para resolución de problemas. El AIS produce cierta información. Los informes de contabilidad estándar, como el estado de ingresos y balance general, son ejemplos de ellos.
    A pesar de que la línea separa los otros subsistemas del CBIS a menudo es borrosa, el AIS se puede distinguir por las características anteriores.

    Un ejemplo de SIC
    Un buen ejemplo de AIS es el que usan las compañías de distribución: compañías que distribuyen productos o servicios a sus clientes. Llamamos a éste sistemas de distribución. Al estudiar este sistema, resulta útil pensar en una compañía orientada hacia los productos, como un fabricante, mayorista o detallista. Sin embargo, el sistema de distribución también puede encontrarse en organizaciones de servicios como United Way y los hospitales, y en agencias del gobierno como el ejército y las autoridades hacendarias. Todas las organizaciones están en el negocio de la distribución en una forma o en otra.Tenga presente también que es probable que no pueda encontrar una compañía que procese sus datos exactamente como los describimos aquí. Nuestro modelo es general, y se ajusta a la mayor parte de las compañías de manera general.

26 de abril de 2008

Los Principales Subsistemas de Distribución

El diagrama de contexto este bien para definir las fronteras del sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Sin embargo, necesitamos saber mas acerca de los procesos que se llevan a cabo. Para ello, identificamos los tres subsistemas principales:
  • Sistemas que surten pedidos de clientes
    Se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en el surtido de pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por cobrar.
    Aprenderemos más acerca de los cuatro sistemas de surtido de pedidos mas adelante. Por ahora, solo necesitamos entender que el sistema de captura de pedidos introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.
  • Sistemas que ordenan existencias de reabastecimiento De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores.
    El sistema de compras envía órdenes de compra a los proveedores para las existencias que se requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar realiza pagos.
  • Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general
    El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas contables con el objeto de presentar un panorama financiero compuesto de las operaciones de la compañía. El archivo que contiene los datos contables combinados es el libro mayor.
    Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema de actualización del libro mayor asienta en el libro mayor los registros que describen las diversas acciones. El subsistema de preparación de informes utiliza el contenido del libro mayor para preparar los informes de la gerencia.

25 de abril de 2008

Surtir Pedidos a Clientes

La gestión de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la facturación. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los análisis que se ejecutan en el sistema.

1.1 Captura de pedidos
Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con mayor detalle el procesamiento.

1.1.1 Editar datos de pedidos
Las compañías usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el número del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error, como cuando el número de artículo no concuerda con el nombre del artículo, el empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se envía al cliente pidiéndole que vuelva presentar una orden de ventas corregida.

El empleado también archiva la orden de ventas en un archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algún tipo de archivo histórico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema.
La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste en los pedidos editados que pasaron la edición. Estos pedidos son las entradas del siguiente paso.

1.1.2 Verificación de crédito
El propósito de este paso es determinar si la compañía quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa mediante una verificación de crédito.

Una estrategia para realizar la verificación de crédito considera el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compañía por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero también incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de créditos de clientes, que se usa para realizar la verificación de crédito. El archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que la compañía esta dispuesta a aceptar de un cliente.

El flujo de datos rotulado datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite de crédito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el límite de crédito. Si se excede el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de compra rechazadas por crédito, y se envían avisos de orden de venta rechazada a los clientes.
La tercera salida de la verificación de crédito es pedidos editados y verificados, que son las entradas del siguiente paso.

1.1.3 Asentar pedidos
Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos en breve descripción para identificarlo, y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitácora de pedidos contiene elementos de datos como el número de cliente, el número de pedido del cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepción del pedido. Los pedidos que están en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no se han surtido.

1.1.4 Marcar pedidos surtidos
Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena conectada; están vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. El paso 1.1.4 esta aparte porque se efectúa después, cuando el sistema de facturación indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturación crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como señal. En el paso 1.1.4, los registros de la bitácora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no están abiertos.

Al registrar la fecha de surtido en la bitácora de pedidos, se incrementa el valor de información de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cuales pedidos están abiertos, y también puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos. Esta información es valiosa para los gerentes.

1.2 Inventarios
CuadroUna vez que se toma la decisión de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios.

1.2.1 Verificar existencias
El primer paso es verificar las existencias de cada artículo ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de artículo del artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtirá apenas se reabastezca el inventario.

Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de datos relacionados con el artículo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripción del artículo y ubicación en bodega, que se usaran posteriormente. Si recuperamos esos datos aquí y los llevamos junto con los datos de la transacción, no será necesario volver a acceder el archivo de inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la parte mas tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde sea posible.
Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos artículos disponibles es el vínculo con el siguiente proceso.

1.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido)
En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de reorden se registran como datos de compra que el sistema de compras usara.

El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los registros de artículos actualizados de vuelta en el archivo de inventarios. Cada uno de estos registros actualizados contiene las nuevas existencias disponibles. El flujo de datos artículos surtidos es el vínculo con el siguiente sistema de surtido de pedidos: facturación.

1.2.3 Añadir artículos recibidos
Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el paso 1.2.3. Se usa el flujo de datos artículos recibidos del sistema de recepción y se actualizan los campos de existencias disponibles de los artículos recibidos, en el archivo de inventarios.

1.2.4 Proporcionar datos de libro mayor
Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos contables de inventario.

1.3 Facturación
Una factura es el aviso oficial que la compañía envía a sus clientes para notificarles cuanto dinero deben. El sistema que prepara las facturas es el de facturación.
Como consumidor, usted recibe factura que probablemente no identifica como tales. Cada vez que usa su tarjeta de crédito, el vale que usted firma es una factura: describe una sola transacción a crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior.

1.3.1 Obtener datos de clientes
Primero, los datos de inventarios de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y dirección, instrucciones de embargue y numero de vendedor. Estos elementos se imprimirán en las facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

1.3.2 Preparar facturas
La preparación de las facturas requiere extender cada renglón, o articulo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos los artículos y tal vez calcular un impuesto de venta.
Una vez que se imprimen las facturas, se envían a los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos de pedidos facturados son incluyen los detalles de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por número, fecha, número de cliente, nombre y dirección del cliente, número de pedido del cliente, número de vendedor e importe de la factura.

Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación de surtido se refleje en la bitácora de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos pedidos completados.

1.4 Cuentas por cobrar
La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por cobrar. Este sistema es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio disparador.
Cuadro

1.4.1 Añadir nuevas cuentas por cobrar
Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El disparador pedidos facturados ocurre a diario.

1.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas
Así mismo, se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

1.4.3 Preparar estados de cuenta
Cada mes, se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o mas facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una compañía de tarjetas de crédito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

1.4.4 Proporcionar datos de libro mayor
También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el balance general.
En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.

24 de abril de 2008

Ordenar existencias de Reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepción, y cuentas por pagar.

2.1Compras
El departamento de compras consiste en varios compradores que se encargan de seleccionar los proveedores que suministran las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el paso 1.2.2 cuando se llega al punto de reorden. Se añade un registro de flujo que funciona como entrada del sistema de compras.

2.1.1 Seleccionar proveedores
El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes.
El archivo de proveedores mantiene datos que describen las transacciones previas con la compañía en términos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

2.1.2 Obtener compromisos verbales
Cuando el comprador determina cuales proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizás empleado de una red de comunicación de datos con objeto de llegar a un acuerdo.

2.1.3 Preparar órdenes de compras
El comprador usa entonces su Terminal para iniciar la preparación de una orden de compra.
Otra salida son los registros de orden de compras que se agregan al archivo al de órdenes de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de compras que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magnético, la computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: ordenes de compra que deberían de haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones por las que no se surtieron los pedidos, esto es un ejemplo de administración por excepción.

Las otras dos salidas del paso 2.1.3 son notificaciones a otros sistemas de que se hizo una compra. El flujo de datos de órdenes de compra avisa al sistema al sistema receptor que deberá llegar un embarque. También el flujo de datos obligaciones incurridas notifica al sistema de cuentas por pagar que debe esperar una factura de ese proveedor. En breve veremos como se usan estas dos notificaciones.

2.1.4 Cerrar órdenes de compra
Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compra pendiente cuando se surtan los pedidos. Esta señal proviene del sistema de recepción en forma del flujo de datos los registros de orden de compra se archivan en un archivo histórico de orden de compra.
De todos los subsistemas del sistema de distribución, compras es el que ha sido más difícil de computarizar.
La principal razón es el hecho de que el elemento humano es muy importante. Todas las actividades giran alrededor de las negociaciones del comprador o los acreedores. Esta situación parece estar cambiando tecnologías de comunicación innovadoras como ISDN, EDI y videotex se están aplicando al área de compras para mejorar el flujo de información entre la compañía y sus proveedores. Además se están programando sistemas basados en conocimientos para tomar una parte de las decisiones del comprador.

2.2 Recepción
El sistema de recepción tiene la obligación de actualizar el sistema conceptual de la compañía de modo que refleje la recepción de las existencias de reabastecimiento de los proveedores.

2.2.1 Procesar recepciones
Usted recordara que el sistema de compras avisaba al sistema de recepciones que habría una recepción futura con el flujo de datos de órdenes de compra emitidas. Se ve en la figura que esos registros se mantienen en el archivo de artículos comprados hasta que se dispara el proceso de recepción.
El disparador llega cuando un camión entrega los embarques en la plataforma de recepción el personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar roturas o contar los artículos y retirar la boleta del empaque que a menudo es una copia de la factura del proveedor, que viene dentro de la caja como registro del contenido.

2.2.2 Notificar a otro sistema
La información de recepción consiste en todos los elementos de datos que otros sistemas usaran. Un flujo de datos artículos recibidos se envía al sistema de inventarios para informar los números de artículos y las cantidades que se usaran para actualizar el archivo de inventario. Un flujo de datos de órdenes de compra surtidas se envía al sistema de compras, que lo usara para cerrar las órdenes de compra pendiente.
Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres avisos de recepción con poco o ningún retraso. En los sistemas manuales pueden pasar días antes de que todas las notificaciones lleguen a su destino.
2.3 Cuentas por pagar
El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago la compañía querrá asegurarse de que en verdad debe ese dinero. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:
  • Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo de cuentas por pagar.
  • Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de recepción.
  • Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de factura y estados.
2.3.1 Preparar registros de cuentas por pagar del proveedor
Se añaden registros al archivo de cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de datos u obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

2.3.2 Efectuar pago a proveedores
Las facturas de proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados donde se conservan hasta que se efectúa su pago. Se efectúan cuando se satisfacen las tres condiciones anteriores.

2.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas
Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.

2.3.4 Proporcionar datos del libro mayor
El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad numeral las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el balance general.

23 de abril de 2008

El papel de los Sistemas de Información Contable en la resolución de problemas

Puesto que el procesamiento de datos se caracteriza por grandes volúmenes de datos más que información, es fácil pensar que el AIS casi no contribuye a la resolución de problemas esto es engañoso por dos razones: primera, el AIS produce algo de información en forma de informes estándar de contabilidad. Estos informes son especialmente valiosos en el área financiera de la compañía y en los niveles gerenciales más altos.

Segunda y más importante que el AIS proporciona la rica base de datos que se utiliza para resolver problemas. Esta base de datos suministra una buena parte de las entradas de otros subsistemas del CBIS: sobre todo para los MIS y DSS en menor grado para los sistemas basados en conocimiento.

El proceso de datos constituye los cimientos sobre los que se construyen otros sistemas de resolución de problemas. El primer paso para proporcionar al gerente el apoyo de cómputo que necesita para resolver problemas es implementar un AIS sólido.

22 de abril de 2008

Limitaciones de la Información Contable

Primero que nada las limitaciones de la información contable van a depender del tipo de información que se esta utilizando, ya que la información depende del giro que tenga la empresa. Por esto vamos a nombrar algunas de las limitaciones que tienen estos sistemas, ya que abarcarlos todos seria muy difícil. Nos centraremos principalmente en la información que afecta al control, relación con los costos de la empresa y con la toma de decisión de la empresa.

Costos Unitarios
Es importante conocer los costos unitarios del producto si es que se desea hacer un coste del inventario, o medir las utilidades. Estos datos son útiles para el control de los costos y la toma de decisiones. Esta información puede conducir a que se tomen medidas en cuanto a los precios, esto es útil cuando la empresa fija los precios de sus productos.
Las limitaciones que tiene esta información en lo que se refiere al control de los costos y la toma de decisiones son las siguientes:

1.- Los costos unitarios del producto son costos promedios, generalmente en la toma de decisiones se toman en cuenta los costos increméntales y no los promedio. Muchas empresas con el fin de ofrecer esta información ocupa los costos variables ya que pueden considerarse increméntales.
2.- Los costos unitarios totales incluyen los costos directos e indirectos. Desde el punto de vista del control y la toma de decisiones los costos asignados no son pertinentes.
3.- Los costos indirectos de fabricación incluidos en los costos unitarios generalmente son una aplicación de tasas predeterminadas a los costos indirectos.

Costos Estándares
Los costos estándares son costos científicamente predeterminados que sirven de base para medir la actuación real. Los costos estándares contables no necesitan incorporarse al sistema de contabilidad. Los estándares de costos de fabricación generalmente están integrados de manera formal dentro de las cuentas de costos. Cuando ocurre esto los sistemas se conocen como sistemas de contabilidad de costos estándar. En si estos costos son lo contrarios a los costos reales; los costos estándar se determinan con anticipación a la producción.

Las limitaciones de estos costos serian:
1.- En la práctica es muy difícil adaptarse a una estructura conceptual específica.
2.- La rigidez o flexibilidad de los estándares no puede calcularse con precisión.
3.- No se tiene la certeza de que las normas se han establecidos en toda la empresa con la misma rigidez o flexibilidad.

21 de abril de 2008

Problemas en Sistemas de Información Contable

Conclusiones

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial.

La información contable, y por ende la contabilidad, no es un lenguaje exacto, ni por la naturaleza de los hechos que registra ni por la carencia de un código contable único, completo e imperativo. Existe, por tanto, un margen de discrecionalidad legítimo, justo y honesto en el registro, interpretación y utilización de los datos que proporciona.

Un aspecto esencial de la información generada por el sistema contable es que esté dirigida a satisfacer totalmente las necesidades de los diferentes usuarios de la información.

Un reto para la profesión contable es generar un mecanismo donde podamos medir y valorar algo tan fundamental en una empresa como lo son los intangibles, de la misma forma revelar información que ayude a tomar una buena decisión.

Es prescindible recurrir a la tecnología para cumplir a cabalidad con los fines de la contabilidad que es el de generar informes útiles y oportunos a los usuarios tanto internas como externos.