Como Introduccion al tema

Debido a la gran globalización la economía está creciendo a pasos agigantados, por tal razón la contabilidad se encuentra en un proceso de cambio ante el surgimiento de las nuevas necesidades de información para ser utilizada por los diferentes usuarios que se interrelacionan en el ambiente empresarial. La competitividad juega un papel importante en la economía mundial, ya que esta, ha obligado a las empresas a implementar un sistema contable armónico que contribuya al crecimiento tanto de la empresa como del mercado, y así alcanzar un mejor nivel, para satisfacer las necesidades del entorno que exige calidad y confianza.Las personas ajenas a la empresa comenzaron a encontrar en la información contable, una herramienta fundamental que los ayudaría a tomar sus propias decisiones, por ese motivo se han incrementado los usuarios de la información en un ente económico, pues anteriormente se conocía un solo usuario que era el propietario y hoy en día surgen múltiples usuarios tales como el estado, inversionistas clientes, entidades de control, colaboradores, publico en general, entre otros.Teniendo en cuenta los diferentes usuarios se han planteado discusiones interesantes en la presentación de la información, ya que surgen dos variables: suministrar información específica o general, dicho de otra manera dar a conocer información que interese a cada usuario exclusivamente o entregar informes que abarquen los intereses de todos los usuarios.

¿Qué es un Sistema de Información?

Es un conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional partiendo del Hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,procesamiento y salida de información.

Sistema de Información Contable (SIC)

Citado del libro Sistemas de Información Contable Autor Raymond McLeod Jr., Raymond McLeod. Un sistema de información contable comprende los métodos, procedimientos y recursos utilizados por una entidad para llevar un control de las actividades financieras y resumirlas en forma útil para la toma de decisiones.La información contable se puede clasificar en dos grandes categorías: la contabilidad financiera o la contabilidad externa y la contabilidad de costos o contabilidad interna. La contabilidad financiera muestra la información que se facilita al público en general, y que no participa en la administración de la empresa, como son los accionistas, los acreedores, los clientes, los proveedores, los analistas financieros, entre otros, aunque esta información también es de mucho interés para los administradores y directivos de la empresa.
Esta contabilidad permite obtener información sobre la posición financiera de la empresa, su grado de liquidez y sobre la rentabilidad de la empresa.La contabilidad de costos estudia las relaciones costos – beneficios – volumen de producción, el grado de eficiencia y productividad, y permite la planificación y el control de la producción, la toma de decisiones sobre precios, los presupuestos y la política del capital. Esta información no suele difundirse al público. Mientras que la contabilidad financiera tiene como objetivo genérico facilitar al público información sobre la situación económico – financiera de la empresa; y la contabilidad de costos tiene como objetivo esencial facilitar información a los distintos departamentos, a los directivos y a los planificadores para que puedan desempeñar sus funciones. Propósito y naturaleza de la información contable. El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera sobre una entidad económica.
Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de la empresa para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.El papel del sistema contable de la organización es desarrollar y comunicar esta información. Para lograr estos objetivos se puede hacer uso de computadores, como también de registros manuales e informes impresos.

Tareas de Procesamiento de Datos

Recolección de Datos

Cuando la compañía proporciona productos y servicios a su entorno, cada acción se describe con un registro de datos. Si en la acción interviene un elemento del entorno, la acción recibe el nombre de transacción; de ahí el término de procesamiento de transacciones.
El sistema de procesamiento de datos reúne los datos que describen cada una de las acciones internas de la compañía y sus transacciones con el entorno.

Manipulación de Datos
Es necesario manipular los datos para convertirlos en información. Las operaciones de manipulación de datos incluyen:

Clasificación

Ciertos elementos de datos de los registros funcionan como códigos. En el campo de la computación, un código es uno o más caracteres que sirven para identificar y agrupar registros. Por ejemplo, un registro de nomina incluyen códigos que identifican el empleado (número de empleados), el departamento del empleado (numero de departamento) y la clasificación de nómina del empleado (clase de nómina).

Ordenamiento

Los registros se acomodan en ciertas secuencias con base en los códigos y otros elementos de los datos. Por ejemplo, el archivo de registros de nómina se ordena de modo que todos los registros de cada empleado estén juntos.

Calculo

Se realizan operaciones aritméticas y lógicas con los elementos de datos para producir elementos de datos adicionales. En un sistema de nómina, por ejemplo, el salario por hora se multiplica por las horas laboradas para producir el ingreso bruto.
Resumen hay tantos datos que es necesario sintetizarlos en forma de totales, subtotales, promedios, etcétera.

Almacenamiento Datos
En una compañía pequeña podría haber cientos de transacciones y acciones cada día; en una empresa grande hay miles. Cada transacción se describe con varios elementos de datos. Todos estos datos deben guardarse en algún lado en tanto se necesitan, y esa es la función del almacenamiento de datos. Como se explico en el capítulo 10, los datos se guardan en medios de almacenamiento secundario, y los archivos pueden integrarse lógicamente para formar una base de datos. Por regla general, la mayor parte de los datos de la base de datos son datos de contabilidad.

Preparación de Documentos
El AIS produce salidas para individuos y organizaciones tanto de dentro como de fuera de la compañía. Las salidas se originan de dos maneras:

• Por una acción se producen salidas cuando algo sucede. Un ejemplo es la factura que se produce cada vez que se surte un pedido de un cliente.
• Por un plan se produce salidas en una fecha determinada. Un ejemplo es un cheque de nómina que se prepara cada viernes.
• En la mayor parte de los casos las salidas son documentos impresos, pero cada vez más los usuarios están usando las salidas en pantalla.

Características del Sistema de Información Contable

Hay varias características del procesamiento de datos que distinguen claramente al AIS de los demás subsistemas del CBIS. El AIS:

• Realiza tareas necesarias. La compañía no decide si quiere realizar o no procesamientos de datos. La ley obliga a la compañía a mantener un registro de sus actividades. Elementos del entorno como el gobierno, los accionistas y propietarios, y la comunidad financiera, exigen que la compañía realice procesamientos de datos. Pero incluso si el entorno no lo exigiera, la gerencia de la compañía siempre implementaría el AIS para establecer y mantener un control.
• Sigue procedimientos relativamente estandarizados. Los reglamentos y las prácticas aceptadas dictan las formas de realizar el procesamiento de datos. Las organizaciones, sea cual sea su clase, procesan sus datos básicamente de la misma manera.
• Maneja datos detallados. Puesto que los registros de procesamiento de datos describen las actividades de la compañía de manera detallada, crean un rastro de auditoría. Un rastro de auditoría es una cronología de actividades que puede seguirse de principio a fin, y del fin hasta el principio.
• Tiene un enfoque primordialmente histórico. Los datos recabados por el AIS generalmente describen lo que sucedió en el pasado. Este siempre es el caso cuando se usa procesamientos por lotes.
• Proporciona poca información para resolución de problemas. El AIS produce cierta información. Los informes de contabilidad estándar, como el estado de ingresos y balance general, son ejemplos de ellos.
  A pesar de que la línea separa los otros subsistemas del CBIS a menudo es borrosa, el AIS se puede distinguir por las características anteriores.
  
  Un ejemplo de SIC
  Un buen ejemplo de AIS es el que usan las compañías de distribución: compañías que distribuyen productos o servicios a sus clientes. Llamamos a éste sistemas de distribución. Al estudiar este sistema, resulta útil pensar en una compañía orientada hacia los productos, como un fabricante, mayorista o detallista. Sin embargo, el sistema de distribución también puede encontrarse en organizaciones de servicios como United Way y los hospitales, y en agencias del gobierno como el ejército y las autoridades hacendarias. Todas las organizaciones están en el negocio de la distribución en una forma o en otra.Tenga presente también que es probable que no pueda encontrar una compañía que procese sus datos exactamente como los describimos aquí. Nuestro modelo es general, y se ajusta a la mayor parte de las compañías de manera general.

Los Principales Subsistemas de Distribución

El diagrama de contexto este bien para definir las fronteras del sistema: los elementos del entorno y las interfaces. Sin embargo, necesitamos saber mas acerca de los procesos que se llevan a cabo. Para ello, identificamos los tres subsistemas principales:

• Sistemas que surten pedidos de clientes
  Se muestran los cuatro sistemas principales que intervienen en el surtido de pedidos de los clientes: captura de pedidos, inventarios, facturación y cuentas por cobrar.
  Aprenderemos más acerca de los cuatro sistemas de surtido de pedidos mas adelante. Por ahora, solo necesitamos entender que el sistema de captura de pedidos introduce los pedidos de los clientes en el sistema, el sistema de inventarios mantiene los registros de inventarios, el sistema de facturación prepara las facturas de los clientes, y el sistema de cuentas por cobrar cobra dinero a los clientes.
• Sistemas que ordenan existencias de reabastecimiento De forma similar, identificamos los subsistemas que se ocupan de ordenar existencias de reabastecimiento de los proveedores.
  El sistema de compras envía órdenes de compra a los proveedores para las existencias que se requieren, el sistema de recepción recibe las existencias, y el sistema de cuentas por pagar realiza pagos.
• Sistemas que efectúan procesos de contabilidad general
  El sistema de libro mayor o de contabilidad general es el sistema contable que combina los datos de los otros sistemas contables con el objeto de presentar un panorama financiero compuesto de las operaciones de la compañía. El archivo que contiene los datos contables combinados es el libro mayor.
  Dos subsistemas intervienen en esta actividad. El subsistema de actualización del libro mayor asienta en el libro mayor los registros que describen las diversas acciones. El subsistema de preparación de informes utiliza el contenido del libro mayor para preparar los informes de la gerencia.
  
  

Surtir Pedidos a Clientes

La gestión de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la facturación. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los análisis que se ejecutan en el sistema.

1.1 Captura de pedidos
Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con mayor detalle el procesamiento.

1.1.1 Editar datos de pedidos
Las compañías usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el número del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error, como cuando el número de artículo no concuerda con el nombre del artículo, el empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se envía al cliente pidiéndole que vuelva presentar una orden de ventas corregida.

El empleado también archiva la orden de ventas en un archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algún tipo de archivo histórico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema.
La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste en los pedidos editados que pasaron la edición. Estos pedidos son las entradas del siguiente paso.

1.1.2 Verificación de crédito
El propósito de este paso es determinar si la compañía quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa mediante una verificación de crédito.

Una estrategia para realizar la verificación de crédito considera el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compañía por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero también incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de créditos de clientes, que se usa para realizar la verificación de crédito. El archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que la compañía esta dispuesta a aceptar de un cliente.

El flujo de datos rotulado datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite de crédito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el límite de crédito. Si se excede el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de compra rechazadas por crédito, y se envían avisos de orden de venta rechazada a los clientes.
La tercera salida de la verificación de crédito es pedidos editados y verificados, que son las entradas del siguiente paso.

1.1.3 Asentar pedidos
Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos en breve descripción para identificarlo, y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitácora de pedidos contiene elementos de datos como el número de cliente, el número de pedido del cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepción del pedido. Los pedidos que están en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no se han surtido.

1.1.4 Marcar pedidos surtidos
Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena conectada; están vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. El paso 1.1.4 esta aparte porque se efectúa después, cuando el sistema de facturación indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturación crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como señal. En el paso 1.1.4, los registros de la bitácora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no están abiertos.

Al registrar la fecha de surtido en la bitácora de pedidos, se incrementa el valor de información de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cuales pedidos están abiertos, y también puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos. Esta información es valiosa para los gerentes.

1.2 Inventarios
CuadroUna vez que se toma la decisión de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios.

1.2.1 Verificar existencias
El primer paso es verificar las existencias de cada artículo ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de artículo del artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtirá apenas se reabastezca el inventario.

Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de datos relacionados con el artículo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripción del artículo y ubicación en bodega, que se usaran posteriormente. Si recuperamos esos datos aquí y los llevamos junto con los datos de la transacción, no será necesario volver a acceder el archivo de inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la parte mas tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde sea posible.
Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos artículos disponibles es el vínculo con el siguiente proceso.

1.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido)
En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de reorden se registran como datos de compra que el sistema de compras usara.

El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los registros de artículos actualizados de vuelta en el archivo de inventarios. Cada uno de estos registros actualizados contiene las nuevas existencias disponibles. El flujo de datos artículos surtidos es el vínculo con el siguiente sistema de surtido de pedidos: facturación.

1.2.3 Añadir artículos recibidos
Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el paso 1.2.3. Se usa el flujo de datos artículos recibidos del sistema de recepción y se actualizan los campos de existencias disponibles de los artículos recibidos, en el archivo de inventarios.

1.2.4 Proporcionar datos de libro mayor
Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos contables de inventario.

1.3 Facturación
Una factura es el aviso oficial que la compañía envía a sus clientes para notificarles cuanto dinero deben. El sistema que prepara las facturas es el de facturación.
Como consumidor, usted recibe factura que probablemente no identifica como tales. Cada vez que usa su tarjeta de crédito, el vale que usted firma es una factura: describe una sola transacción a crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior.

1.3.1 Obtener datos de clientes
Primero, los datos de inventarios de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y dirección, instrucciones de embargue y numero de vendedor. Estos elementos se imprimirán en las facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

1.3.2 Preparar facturas
La preparación de las facturas requiere extender cada renglón, o articulo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos los artículos y tal vez calcular un impuesto de venta.
Una vez que se imprimen las facturas, se envían a los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos de pedidos facturados son incluyen los detalles de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por número, fecha, número de cliente, nombre y dirección del cliente, número de pedido del cliente, número de vendedor e importe de la factura.

Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación de surtido se refleje en la bitácora de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos pedidos completados.

1.4 Cuentas por cobrar
La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por cobrar. Este sistema es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio disparador.
Cuadro

1.4.1 Añadir nuevas cuentas por cobrar
Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El disparador pedidos facturados ocurre a diario.

1.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas
Así mismo, se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

1.4.3 Preparar estados de cuenta
Cada mes, se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o mas facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una compañía de tarjetas de crédito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

1.4.4 Proporcionar datos de libro mayor
También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el balance general.

En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.