Surtir Pedidos a Clientes

La gestión de pedidos de cliente incorpora la fase de preventas, el pedido de cliente real y las acciones siguientes resultantes, tales como la entrega, las reclamaciones y devoluciones y la facturación. Las consultas y las ofertas se utilizan para asignar operaciones comerciales de la fase de preventas en el sistema. Conviene crear consultas y ofertas si desean utilizarse los documentos resultantes como base para los análisis que se ejecutan en el sistema.

1.1 Captura de pedidos
Documenta el sistema de captura de pedidos. Pues documenta con mayor detalle el procesamiento.

1.1.1 Editar datos de pedidos
Las compañías usan formas de órdenes de venta para registrar los datos que necesitan para progresar un pedido de un cliente. Cuando se recibe la orden de ventas de un cliente, se revisa para ver si no faltan datos o hay datos incorrectos. El empleado de captura de pedidos corrige los errores si es posible, digamos buscando el número del cliente. Sin embargo, si es imposible corregir el error, como cuando el número de artículo no concuerda con el nombre del artículo, el empleado prepara un aviso de orden ventas rechazadas que se envía al cliente pidiéndole que vuelva presentar una orden de ventas corregida.

El empleado también archiva la orden de ventas en un archivo llamado órdenes de ventas rechazadas por edición. Los pedidos rechazados se conservaran en ese archivo, que es un archivo de suspenso, hasta que los clientes presenten nuevos pedidos o hasta que los pedidos se transfieran a algún tipo de archivo histórico. No incluiremos esa actividad en nuestro sistema.
La tercera salida del proceso 1.1.1 consiste en los pedidos editados que pasaron la edición. Estos pedidos son las entradas del siguiente paso.

1.1.2 Verificación de crédito
El propósito de este paso es determinar si la compañía quiere tratar con el cliente. Esto se efectúa mediante una verificación de crédito.

Una estrategia para realizar la verificación de crédito considera el impacto que tendría el importe del pedido sobre el saldo de cuentas por cobrar del cliente. Las cuentas por cobrar son el dinero que se debe a la compañía por ventas previas. La cantidad por cobrar se mantiene en el archivo de cuentas por cobrar, pero también incluimos esos datos en un archivo especial, llamado archivo de créditos de clientes, que se usa para realizar la verificación de crédito. El archivo de crédito de clientes también contiene los límites de crédito del cliente. Un límite de crédito es el importe total de cuentas por cobrar que la compañía esta dispuesta a aceptar de un cliente.

El flujo de datos rotulado datos de crédito incluye tanto la cantidad por cobrar como el límite de crédito. El importe del pedido se suma a la cantidad por cobrar y la suma se compara con el límite de crédito. Si se excede el límite de crédito, el pedido se rechaza. Los pedidos que no pasan la verificación de crédito se almacenan en el archivo de órdenes de compra rechazadas por crédito, y se envían avisos de orden de venta rechazada a los clientes.
La tercera salida de la verificación de crédito es pedidos editados y verificados, que son las entradas del siguiente paso.

1.1.3 Asentar pedidos
Cuando se acepta un pedido, se introduce en una bitácora de pedidos en breve descripción para identificarlo, y se escribe un registro de pedidos aceptados que se introduce en el sistema de inventarios. La bitácora de pedidos sirve para hacer un seguimiento de los pedidos y asegurarse de que se surtan. La bitácora de pedidos contiene elementos de datos como el número de cliente, el número de pedido del cliente, la fecha del pedido del cliente y fecha de recepción del pedido. Los pedidos que están en este archivo se llaman pedidos abiertos, esto quiere decir que no se han surtido.

1.1.4 Marcar pedidos surtidos
Los primeros tres pasos del sistema de captura de pedidos forman una cadena conectada; están vinculados por flujos de datos, sin almacenes de datos interpuestos. El paso 1.1.4 esta aparte porque se efectúa después, cuando el sistema de facturación indica que los pedidos ya se surtieron. El sistema de facturación crea el flujo de datos de pedidos completados para que sirva como señal. En el paso 1.1.4, los registros de la bitácora de pedidos correspondientes a los pedidos surtidos se marcan introduciendo la fecha en que se surtieron para indicar que ya no están abiertos.

Al registrar la fecha de surtido en la bitácora de pedidos, se incrementa el valor de información de ese archivo. La computadora puede examinar los campos de fecha de surtido para determinar cuales pedidos están abiertos, y también puede comparar las fechas en que se surtieron los pedidos con las fechas en que se recibieron para determinar cuanto tiempo toma surtir los pedidos. Esta información es valiosa para los gerentes.

1.2 Inventarios
CuadroUna vez que se toma la decisión de aceptar los pedidos, se debe determinar si es posible surtirlos. La figura muestra los cuatro procesos principales del sistema de inventarios.

1.2.1 Verificar existencias
El primer paso es verificar las existencias de cada artículo ordenado. Se recupera el archivo de inventarios el registro de artículo del artículo ordenado. El campo de cantidad en existencia del registro se compara con la cantidad del pedido del registro de pedido aceptado para ver si hay suficiente cantidad de es articulo para surtir el pedido. En el caso de los pedidos que no puedan surtirse, se introducen registros en el archivo de pedidos pendientes. Un pedido pendiente implica que no puede surtirse el pedido ahora, pero se surtirá apenas se reabastezca el inventario.

Este es el punto del sistema en el que se obtienen todos los elementos de datos relacionados con el artículo de inventarios. El registro de inventarios incluye elementos como descripción del artículo y ubicación en bodega, que se usaran posteriormente. Si recuperamos esos datos aquí y los llevamos junto con los datos de la transacción, no será necesario volver a acceder el archivo de inventarios en el sistema. El acceso a los registros suele ser la parte mas tardada de cualquier sistema y se procura minimizar este tiempo hasta donde sea posible.
Si el pedido puede surtirse, el flujo de datos artículos disponibles es el vínculo con el siguiente proceso.

1.2.2 Verificar el punto de reorden (resurtido)
En caso de surtirse el pedido, siguiente paso es determinar si las nuevas existencias, al reducirse, han hecho que se llegue al punto de reorden. El punto de reorden es la cantidad de inventario que dispara una actividad de resurtir existencias. Cuando las existencias disponibles caen al punto de reorden, ha llegado el momento de resurtir. El punto de reorden se fija lo bastante alto como para que le nuevo suministro se reciba antes de que se agoten todas las existencias. Al menos, ese es el plan. Cuando se llega al punto de reorden, los datos de reorden se registran como datos de compra que el sistema de compras usara.

El proceso de surtido de pedidos se completa escribiendo los registros de artículos actualizados de vuelta en el archivo de inventarios. Cada uno de estos registros actualizados contiene las nuevas existencias disponibles. El flujo de datos artículos surtidos es el vínculo con el siguiente sistema de surtido de pedidos: facturación.

1.2.3 Añadir artículos recibidos
Los procesos anteriores reducen los inventarios cuando se surten pedidos. Otro proceso incrementa los inventarios cuando se reciben existencias de reabastecimiento de los proveedores. En el paso 1.2.3. Se usa el flujo de datos artículos recibidos del sistema de recepción y se actualizan los campos de existencias disponibles de los artículos recibidos, en el archivo de inventarios.

1.2.4 Proporcionar datos de libro mayor
Los datos de inventario son una entrada importante del sistema de libro mayor. El valor de los inventarios se incluye como activo en el balance general. Este paso extrae del archivo de inventarios datos que el sistema de libro mayor necesita, y los pasa a ese sistema como flujo de datos contables de inventario.

1.3 Facturación
Una factura es el aviso oficial que la compañía envía a sus clientes para notificarles cuanto dinero deben. El sistema que prepara las facturas es el de facturación.
Como consumidor, usted recibe factura que probablemente no identifica como tales. Cada vez que usa su tarjeta de crédito, el vale que usted firma es una factura: describe una sola transacción a crédito y establece su obligación de pagar en una fecha posterior.

1.3.1 Obtener datos de clientes
Primero, los datos de inventarios de los artículos surtidos se complementan con datos del cliente del archivo de clientes. Los datos de clientes incluyen elementos como nombre y dirección, instrucciones de embargue y numero de vendedor. Estos elementos se imprimirán en las facturas y otros documentos, como los informes gerenciales. Los datos de facturas que salen de este paso contienen los datos tanto de inventarios como de clientes.

1.3.2 Preparar facturas
La preparación de las facturas requiere extender cada renglón, o articulo listado en el cuerpo del formato, multiplicando el precio por la cantidad. Otros cálculos incluyen acumular el total de todos los artículos y tal vez calcular un impuesto de venta.
Una vez que se imprimen las facturas, se envían a los clientes y los datos de pedidos facturados se pasan al sistema de cuentas por cobrar. Los datos de pedidos de pedidos facturados son incluyen los detalles de cada renglón. Más bien, esta información resume la transacción de facturación identificando la factura por número, fecha, número de cliente, nombre y dirección del cliente, número de pedido del cliente, número de vendedor e importe de la factura.

Ahora que se ha surtido el pedido, es necesario notificar al sistema de captura de pedidos para que la situación de surtido se refleje en la bitácora de pedidos. Esta notificación se efectúa con el flujo de datos pedidos completados.

1.4 Cuentas por cobrar
La figura se muestra cuatro procesos que ejecuta el sistema de cuentas por cobrar. Este sistema es único en cuanto a que cada proceso se realiza independientemente de los demás. Se presenta esta situación porque cada proceso tiene su propio disparador.
Cuadro

1.4.1 Añadir nuevas cuentas por cobrar
Se añaden registros al archivo de cuentas por cobrar inmediatamente después de la facturación. El disparador pedidos facturados ocurre a diario.

1.4.2 Eliminar cuentas por cobrar pagadas
Así mismo, se eliminan registros del archivo de cuentas por cobrar para reflejar los pagos de clientes.

1.4.3 Preparar estados de cuenta
Cada mes, se usa el archivo de cuentas por cobrar para preparar estados de cuenta un estado de cuenta es un recordatorio de que se debe dinero por una o mas facturas. Es práctica común dar al cliente treinta días para pagar una factura. La cuenta por cobrar se considera vigente hasta que han transcurrido 30 días después de la fecha de facturación. Luego la cuenta por cobrar se considera vencida.

Un estado de cuenta contiene una sola línea por cada factura pendiente: una factura que todavía no se ha pagado. El estado de cuenta que usted recibe cada mes de una compañía de tarjetas de crédito lista todas sus facturas pendientes (compras no pagadas).

1.4.4 Proporcionar datos de libro mayor
También cada mes, el sistema de cuentas por cobrar proporciona datos contables de cuentas por cobrar al sistema de libro mayor. Estos datos aparecen como un activo en el balance general.

En este punto ya realizamos todas las actividades relacionadas con los pedidos de los clientes. Ahora necesitamos responder a las señales de punto de reorden del sistema de inventarios y conseguir existencias de reabastecimiento.