Ordenar existencias de Reabastecimiento

Los tres sistemas que colaboran para ordenar, recibir y pagar las existencias de reabastecimiento son compras, recepción, y cuentas por pagar.

2.1Compras
El departamento de compras consiste en varios compradores que se encargan de seleccionar los proveedores que suministran las existencias de reabastecimiento, y de negociar cosas como precios y fechas de entrega.

El sistema de compras tiene como disparador el sistema de inventarios en el paso 1.2.2 cuando se llega al punto de reorden. Se añade un registro de flujo que funciona como entrada del sistema de compras.

2.1.1 Seleccionar proveedores
El comprador decide cuales proveedores deberán considerarse para suministrar las existencias de reabastecimiento, empleando datos del archivo de proveedores y posiblemente otras fuentes.

El archivo de proveedores mantiene datos que describen las transacciones previas con la compañía en términos de calidad de los materiales, precios y capacidad para cumplir con las fechas de entrega prometidas.

2.1.2 Obtener compromisos verbales
Cuando el comprador determina cuales proveedores son los mejores prospectos, se pone en contacto con ellos por teléfono o quizás empleado de una red de comunicación de datos con objeto de llegar a un acuerdo.

2.1.3 Preparar órdenes de compras
El comprador usa entonces su Terminal para iniciar la preparación de una orden de compra.
Otra salida son los registros de orden de compras que se agregan al archivo al de órdenes de compras pendientes. Este archivo permite tener cierto control sobre las órdenes de compras que se pierden en el correo o los embarques que no cumplen con lo prometido. Si este archivo se guarda en un medio magnético, la computadora puede examinar cada registro a diario y avisar a los compradores apropiados si hay órdenes de compras pendientes: ordenes de compra que deberían de haberse surtido pero que no se surtieron. Los compradores pueden comunicarse con los proveedores para determinar las razones por las que no se surtieron los pedidos, esto es un ejemplo de administración por excepción.

Las otras dos salidas del paso 2.1.3 son notificaciones a otros sistemas de que se hizo una compra. El flujo de datos de órdenes de compra avisa al sistema al sistema receptor que deberá llegar un embarque. También el flujo de datos obligaciones incurridas notifica al sistema de cuentas por pagar que debe esperar una factura de ese proveedor. En breve veremos como se usan estas dos notificaciones.

2.1.4 Cerrar órdenes de compra
Es necesario eliminar registros del archivo de órdenes de compra pendiente cuando se surtan los pedidos. Esta señal proviene del sistema de recepción en forma del flujo de datos los registros de orden de compra se archivan en un archivo histórico de orden de compra.
De todos los subsistemas del sistema de distribución, compras es el que ha sido más difícil de computarizar.

La principal razón es el hecho de que el elemento humano es muy importante. Todas las actividades giran alrededor de las negociaciones del comprador o los acreedores. Esta situación parece estar cambiando tecnologías de comunicación innovadoras como ISDN, EDI y videotex se están aplicando al área de compras para mejorar el flujo de información entre la compañía y sus proveedores. Además se están programando sistemas basados en conocimientos para tomar una parte de las decisiones del comprador.

2.2 Recepción
El sistema de recepción tiene la obligación de actualizar el sistema conceptual de la compañía de modo que refleje la recepción de las existencias de reabastecimiento de los proveedores.

2.2.1 Procesar recepciones
Usted recordara que el sistema de compras avisaba al sistema de recepciones que habría una recepción futura con el flujo de datos de órdenes de compra emitidas. Se ve en la figura que esos registros se mantienen en el archivo de artículos comprados hasta que se dispara el proceso de recepción.

El disparador llega cuando un camión entrega los embarques en la plataforma de recepción el personal de recepción abre las cajas e inspecciona visualmente el contenido para detectar roturas o contar los artículos y retirar la boleta del empaque que a menudo es una copia de la factura del proveedor, que viene dentro de la caja como registro del contenido.

2.2.2 Notificar a otro sistema
La información de recepción consiste en todos los elementos de datos que otros sistemas usaran. Un flujo de datos artículos recibidos se envía al sistema de inventarios para informar los números de artículos y las cantidades que se usaran para actualizar el archivo de inventario. Un flujo de datos de órdenes de compra surtidas se envía al sistema de compras, que lo usara para cerrar las órdenes de compra pendiente.

Los sistemas orientados a las comunicaciones transmiten los tres avisos de recepción con poco o ningún retraso. En los sistemas manuales pueden pasar días antes de que todas las notificaciones lleguen a su destino.

2.3 Cuentas por pagar
El sistema de cuentas por pagar se encarga de pagar a los proveedores por las compras. Antes de efectuarse el pago la compañía querrá asegurarse de que en verdad debe ese dinero. Esta certidumbre se establece cuando existen tres condiciones:

• Hay pruebas de que las existencias se ordenaron. Esta prueba es un registro en el archivo de cuentas por pagar.
• Hay pruebas de que las existencias se recibieron. Esta prueba la proporciona el archivo de compras recibidas que contiene la notificación de recepción.
• Se recibió una factura del proveedor, lo cual se refleja en el archivo de factura y estados.

2.3.1 Preparar registros de cuentas por pagar del proveedor
Se añaden registros al archivo de cuentas por pagar cuando se recibe el flujo de datos u obligaciones incurridas del sistema de compras. Podría pasar un tiempo considerable antes de que se reciba la mercancía.

2.3.2 Efectuar pago a proveedores
Las facturas de proveedores se introducen en el archivo de facturas y estados donde se conservan hasta que se efectúa su pago. Se efectúan cuando se satisfacen las tres condiciones anteriores.

2.3.3 Eliminar cuentas por pagar pagadas
Cuando se efectúa un pago a un proveedor, el registro correspondiente se elimina del archivo de cuentas por pagar y se añade al archivo de cuentas por pagar pagadas.

2.3.4 Proporcionar datos del libro mayor
El sistema de cuentas por pagar alimenta datos al sistema de contabilidad numeral las cuentas por pagar aparecen como un pasivo en el balance general.